Excel-hjälp

IF: Låt Excel fatta besluten åt dig

Godkänd eller underkänd? Fri frakt eller inte? Försenad eller i tid? Med IF-funktionen kan Excel svara på ja-eller-nej-frågor och visa rätt resultat, helt automatiskt.

Cirka 9 minuters läsning

Skriver du ofta samma ord om och om igen?

Tänk dig att du har provresultat för en klass. Den som har 50 poäng eller mer blir godkänd, alla andra blir underkända. Du kan läsa varje resultat och skriva "Godkänd" eller "Underkänd" bredvid för hand. För 4 elever går det bra. För 400 blir det en lång eftermiddag, och om ett resultat ändras måste du komma ihåg att ändra ordet också.

Funktionen IF gör det åt dig. Du berättar regeln för Excel en gång, och sedan gäller den för varje rad.

I en mening: IF ställer en ja-eller-nej-fråga om en cell och visar sedan ett resultat om svaret är ja och ett annat om svaret är nej.

Du fattar redan sådana beslut varje dag: "Om det regnar tar jag med ett paraply. Om inte lämnar jag det hemma." IF är precis det, skrivet för Excel.

Bra att veta: I svensk Excel heter funktionerna OM (IF), ELLER (OR) och OCH (AND). I den här artikeln kallar vi dem IF, OR och AND, men i formlerna skriver du de namn som din Excel använder.

Har jag nytta av IF?

Förmodligen, om du ibland vill att en cell ska säga något olika beroende på ett tal eller ett ord i en annan cell:

Markera provresultat som godkända eller underkända
Visa "Försenad" när en betalning är sen
Ge bonus bara när försäljningen passerar ett mål
Visa "Lågt lager" när antalet börjar ta slut

Om du upptäcker att du tittar på en kolumn och skriver en etikett för hand kan IF förmodligen göra det åt dig.

Se hur det fungerar

Här är fyra elever. Kolumn A innehåller namnet och kolumn B poängen. I kolumn C vill vi att Excel ska skriva Godkänd när poängen är 50 eller mer, och annars Underkänd.

	A	B	C
1	Elev	Poäng	Resultat
2	Anna	72	Godkänd
3	Ben	45	Underkänd
4	Cara	50	Godkänd
5	Dan	38	Underkänd

Vi skriver en formel i C2 och kopierar den nedåt. För varje rad tittar Excel på poängen (blå), frågar "är den 50 eller mer?" och skriver Godkänd (grön) eller Underkänd (orange).

Cellen som kontrolleras Svaret är ja Svaret är nej

Lägg märke till att Cara fick exakt 50 och blev godkänd. Det beror på att vår fråga var "50 eller mer", inte "mer än 50". Små detaljer som den här spelar roll, och vi tittar närmare på dem nedan.

Formeln i tre enkla delar

Här är formeln som gjorde jobbet:

=OM( B2>=50; "Godkänd"; "Underkänd" )

Det är en fråga följd av två möjliga svar:

Vad är frågan?

B2>=50 betyder "är poängen i B2 större än eller lika med 50?" Det kallas testet. Det kan bara vara sant eller falskt.

Vad händer om svaret är ja?

"Godkänd" visas när testet är sant.

Vad händer om svaret är nej?

"Underkänd" visas när testet är falskt.

Ändra Bens poäng till 60, så ändras hans resultat direkt till "Godkänd". Du behöver aldrig röra formeln igen.

Kom ihåg: ord står inom citationstecken ("Godkänd"). Tal och cellreferenser gör det inte (50, B2).

Jämförelsetecknen

Frågan i en IF är oftast en jämförelse. Det här är tecknen du kan använda:

Tecken	Betyder	Exempel
`=`	Är lika med	`A2="Betald"`
`<>`	Är inte lika med	`A2<>"Betald"`
`>`	Är större än	`B2>100`
`>=`	Är större än eller lika med	`B2>=50`
`<`	Är mindre än	`B2<10`
`<=`	Är mindre än eller lika med	`B2<=10`

Semikolon eller komma? Det beror på var du bor

Om en formel från internet ger fel trots att den ser perfekt ut, är ofta skiljetecknet orsaken.

Stil	Skiljetecken	Typiska regioner	Exempel
Europeisk	Semikolon ;	Sverige, Finland, Tyskland, Frankrike, Spanien	`=OM(B2>=50; "Godkänd"; "Underkänd")`
Amerikansk	Komma ,	USA, Storbritannien, Kanada, Australien	`=IF(B2>=50, "Pass", "Fail")`

Formeln gör samma sak i båda stilarna. I många europeiska länder är kommatecknet decimaltecken (2,5 i stället för 2.5), så Excel använder semikolon mellan delarna. Om du får ett fel, byt varje komma mot ett semikolon, eller tvärtom. Tänk också på att internetexempel oftast har engelska funktionsnamn som IF, medan svensk Excel kräver OM. Exemplen i den här artikeln använder semikolon.

Så använder du det själv

Klicka på cellen där resultatet ska visas.
Skriv =OM(
Klicka på cellen du vill kontrollera och skriv jämförelsen, till exempel >=50, följt av ett semikolon.
Skriv vad som ska visas om svaret är ja, inom citationstecken om det är ett ord, och sedan ett semikolon.
Skriv vad som ska visas om svaret är nej, avsluta med parentesen ) och tryck på Enter.
Fyll i resten av raderna genom att dubbelklicka på den lilla fyrkanten i cellens nedre högra hörn.

Tips: I stället för "Godkänd" och "Underkänd" kan du visa tal, eller till och med göra en beräkning. Till exempel ger =OM(B2>=1000; B2*0,1; 0) 10 % bonus på försäljning på 1000 eller mer, och annars 0.

Fler än två utfall

Tänk om du vill ha tre resultat, till exempel Bra, Godkänd och Underkänd? Du kan lägga en andra OM inuti "nej"-delen av den första:

=OM(B2>=70; "Bra"; OM(B2>=50; "Godkänd"; "Underkänd"))

Excel kontrollerar den första frågan. Om poängen är 70 eller mer skriver den "Bra". Om inte går den vidare till den andra frågan. Det kallas en kapslad OM (nested IF). Det fungerar bra för två eller tre nivåer. Efter det blir det svårläst, så försök att inte gå djupare än så.

Avancerat

IF med OR: När det räcker med en av orsakerna

Hittills hade vår fråga bara en del. Men verkligheten är ofta mer komplicerad: "Vi erbjuder fri frakt om ordern är över 100, eller kunden är medlem." Det räcker med en av orsakerna.

För att ställa en fråga med flera delar kan du placera funktionen OR (ELLER) inuti IF.

I en mening: OR är sant när minst ett av villkoren är sant.

Ett exempel

Här är fyra ordrar. Kolumn B innehåller ordersumman och kolumn C anger om kunden är medlem. Kolumn D ska säga Fri om summan är 100 eller mer, eller om kunden är medlem. Annars ska den säga Betala.

	A	B	C	D
1	Order	Summa	Medlem	Frakt
2	1001	120	Nej	Fri
3	1002	60	Ja	Fri
4	1003	40	Nej	Betala
5	1004	150	Ja	Fri

De gröna cellerna i kolumn B och C är de villkor som är sanna. Order 1001 har bara ett (summan), order 1002 har bara ett (medlemskap) och order 1004 har båda. Alla tre får fri frakt, eftersom ett villkor räcker. Order 1003 har inget av dem, så kunden betalar.

Här är formeln i D2:

=OM( ELLER(B2>=100; C2="Ja"); "Fri"; "Betala" )

Strukturen är exakt densamma som tidigare: en fråga, sedan svaret för ja och sedan svaret för nej. Det enda nya är att frågan (den blå delen) nu är ELLER(...), som innehåller de två villkoren åtskilda av ett semikolon.

Läs den högt

Ett bra sätt att kontrollera en formel är att läsa den som en mening: "Om summan är minst 100 eller medlemscellen säger Ja, visa Fri. Annars visa Betala."

ELLER kan ha fler än två villkor

Fortsätt bara lägga till villkor inom parentesen:

=OM(ELLER(B2>=100; C2="Ja"; D2="Presentkort"); "Fri"; "Betala")

Om något av de tre är sant blir resultatet "Fri".

OR jämfört med AND

Systerfunktionen är AND (OCH), som bara är sann när alla villkor är sanna. Du använder den på samma plats, inuti IF.

	OR (ELLER)	AND (OCH)
Sant när	Minst ett villkor är sant	Alla villkor är sanna
Vardagsexempel	"Ta med leg eller pass"	"Ta med leg och biljett"
Formel	`ELLER(B2>=100; C2="Ja")`	`OCH(B2>=100; C2="Ja")`
Order 1002 (60, medlem)	Fri	Betala

Med OCH skulle bara order 1004 (150 och medlem) få fri frakt. Valet mellan ELLER och OCH handlar bara om att fråga: "Räcker det med en orsak, eller behöver jag alla?"

Så ser det ut i internetexempel

De flesta exempel på internet är skrivna med engelska funktionsnamn och kommatecken. Samma formel ser då ut så här:

=IF(OR(B2>=100, C2="Yes"), "Free", "Pay")

Översätt funktionsnamnen (IF blir OM, OR blir ELLER) och byt kommatecknen mot semikolon, så fungerar den i svensk Excel.

Vanliga problem och hur du löser dem

Du ser #NAMN?

Oftast saknar ett ord sina citationstecken. Om du skriver =OM(B2>=50; Godkänd; Underkänd) letar Excel efter något som heter Godkänd. Skriv "Godkänd" och "Underkänd". Det kan också bero på att du skrivit det engelska namnet IF i en svensk Excel.

Excel säger att det är något fel på formeln

Kontrollera skiljetecknen. Om din Excel har europeiska inställningar ska du använda semikolon (;) i stället för kommatecken (,), som förklarades ovan. Räkna också dina parenteser: varje startparentes behöver en slutparentes. Det är lätt att göra fel med ELLER och kapslade OM.

Resultatet är FALSKT eller 0 i stället för ett ord

Om du utelämnar "nej"-svaret visar Excel FALSKT när testet inte uppfylls. Om du vill att cellen ska se tom ut skriver du två citationstecken utan något emellan: =OM(B2>=50; "Godkänd"; "").

Fel rader blir godkända eller underkända

Kontrollera gränsvärdet. "Större än" (>) och "större än eller lika med" (>=) ger olika resultat för en poäng på exakt 50. Säg regeln högt och välj det tecken som stämmer.

Ett tal känns inte igen

Ibland är ett tal sparat som text, så att det ser ut som ett tal men Excel inte jämför det på rätt sätt. Om cellen har en liten grön triangel eller talet är vänsterjusterat, konvertera det till ett riktigt tal. Undvik också citationstecken runt tal i testet: B2>="50" jämför med text, inte med talet 50.

ELLER ger inget fel men fel svar

Se till att ELLER står inuti OM, som den första delen. En formel som =ELLER(OM(...); ...) gör något helt annat. Kom också ihåg att texten måste stämma med innehållet i cellen: "Ja" matchar inte "Ja " med ett extra mellanslag.

Kortversionen

IF ställer en ja-eller-nej-fråga och visar ett resultat för ja och ett annat för nej.
Formeln är =OM(fråga; resultat om ja; resultat om nej).
Ord står inom citationstecken, tal och celler gör det inte.
Lägg en andra OM i "nej"-delen när du behöver tre utfall.
Använd ELLER inuti OM när en orsak räcker, och OCH när du behöver alla.
Använd semikolon i europeisk Excel och kommatecken i amerikansk Excel.